Que la temporada de sexenios marca los meses de diciembre y enero lo sabemos bien en las bibliotecas (sobre todo en las universitarias). Durante estas semanas se produce una auténtica avalancha de consultas relacionadas con indicadores, acceso abierto, repositorio institucional y métricas de impacto, entre otras cuestiones.
Todos recordamos la campaña de 2024, cuando el cambio de paradigma de la ANECA generó una gran incertidumbre sobre cómo afrontar el nuevo modelo de evaluación. Aquello no solo supuso un ritmo frenético de trabajo, sino también una oportunidad para reforzar nuestro papel como servicio de apoyo a la investigación. ¿Cuántos investigadores se acercaron entonces, por primera vez, a preguntar por el repositorio que llevaba años funcionando en su institución?
Conseguimos salir airosos —e incluso reforzados— gracias a algo que caracteriza a nuestra profesión: la colaboración y la generosidad. Videotutoriales, consultas cruzadas, grupos de WhatsApp, intercambio de documentos… En tiempo récord nos pusimos al día para poder acompañar a nuestros usuarios de la mejor manera posible.
En ese contexto, y gracias a la colaboración de varios profesores de nuestra Facultad (sí, tenemos gente estupenda en nuestro centro), que compartieron generosamente sus defensas, publicamos en el repositorio las Defensas de aportaciones para sexenios: ejemplos del área de Ciencias de la Información (Convocatoria 2024). El documento tuvo una excelente acogida —más de 653 visualizaciones y 471 descargas hasta la fecha en nuestro repositorio— y ayudó a otras personas a superar el “miedo” a la narrativa, ofreciendo ejemplos reales de defensas evaluadas positivamente.
Un procedimiento sencillo (y mejorable)
Este año, con motivo de la convocatoria de personal funcionario, pusimos en marcha un procedimiento que nos ha resultado especialmente útil para trabajar las defensas narrativas con algunas profesoras.
La idea era sencilla: organizar los indicios bibliométricos en un fichero Excel estructurado según las cuatro dimensiones principales del baremo (dejando fuera la aportación preferente), subdividiendo cada una en aspectos concretos. De este modo, las personas identifican claramente cada apartado y pueden comprobar si están aportando evidencias en todos los puntos evaluables.
En nuestra Universidad contamos con un excelente Portal de Producción Científica que permite consultar gran parte de las métricas y generar informes muy completos. Sin embargo, la experiencia nos dice que, por su extensión (a menudo más de 20 páginas) y por estar diseñado para todas las áreas, puede resultar confuso. Incluye campos e indicadores que no siempre son necesarios y que añaden ruido al análisis.
Un paso casi inevitable: el apoyo de la IA
El siguiente paso era casi inevitable: utilizar la IA para transformar esos datos estructurados en un primer borrador narrativo.
Dado que trabajamos con datos sensibles y que no hay margen para la invención, optamos por Google NotebookLM, herramienta que ya habían utilizado compañeros de la Universidad de Oviedo. Su principal ventaja es que trabaja exclusivamente con la documentación que se le proporciona. Por tanto, incorporamos el Excel estructurado, algunos documentos de referencia que ayudaran a confeccionar la narrativa y un prompt con instrucciones detalladas.
El resultado es un borrador inicial que posteriormente debe ser revisado, verificado y personalizado por cada investigador. La herramienta no sustituye el criterio académico ni la responsabilidad sobre el contenido; simplemente agiliza el proceso de redacción.
Compartir lo que funciona
Como el procedimiento nos resultó útil durante la campaña, decidimos hacer lo que forma parte de nuestra cultura profesional: compartirlo. Y lo hicimos en el formato que mejor nos funciona para este tipo de contenidos (y en el que tenemos experiencia): un vídeo explicativo de menos de 10 minutos.
El enfoque es aplicable a otras evaluaciones (grupos de investigación, acreditaciones, etc.). No es tanto el procedimiento en sí (muy mejorable) ni las herramientas (cambiantes y a gusto del consumidor), como la idea de estructurar de una manera sencilla los datos para que puedan interpretarse posteriormente de una manera automática. Nuestro procedimiento tiene un sesgo grande hacía artículos de revista del área de Ciencias de la Salud, pero es fácilmente personalizable por cualquier persona.
Por supuesto, el resultado es un borrador, que debe ser completado y revisado por las personas interesadas, tal como hemos incluido en todas las publicaciones donde lo hemos compartido (a modo de disclaimer, que hay gente muy especial…)
La acogida ha sido muy positiva: más de 1.000 visualizaciones en YouTube y más de 850 visualizaciones y 650 descargas del material complementario en el repositorio en apenas un fin de semana.
Nos habría gustado tenerlo antes, pero ha sido fruto del aprendizaje y experiencia tras la primera convocatoria y del trabajo contrarreloj para que estuviera disponible durante la del personal laboral. En estos tiempos, que algo siga siendo útil el año siguiente ya es mucho decir…
De momento, nos damos por satisfechos si conseguimos ayudar al mayor número posible de personas durante esta campaña. Al fin y al cabo, es parte de la esencia de nuestro servicio.
Óliver Martín. Biblioteca de la Facultad de Enfermería, Fisioterapia y Podología. UCM